WooCommerce 可記錄全額或部分退款，部分付款閘道亦支援直接把款項退回原付款方式。退款涉及金流、訂單、庫存、稅額、會計和顧客通知；只把訂單狀態改成 Refunded 或 Cancelled，並不會自動把錢退給顧客。
先核對退款政策
確認申請期限、可退商品、運費、數碼內容、已使用服務和退貨成本。政策應在網站及訂單電郵容易找到，但具體法律責任要按營運地區諮詢專業人士。
打開正確訂單
到 WooCommerce > Orders，以訂單編號、顧客和付款交易核對目標。確認不是測試、重複或相似訂單，並查看訂單備註、付款狀態及以往退款。
分清自動與手動退款
自動退款由相容付款閘道經 WooCommerce 送回原付款方式；手動退款只在 WooCommerce 記帳，商店仍要到銀行、付款平台或其他渠道實際退錢。
檢查付款閘道支援
不同閘道對全額、部分退款、期限、手續費和負結餘規則不同。操作前查看閘道文件和商戶帳戶餘額，不要假設所有付款方式都可從後台自動退款。
輸入退款商品數量
在 Order items 按 Refund，為需要退款的商品輸入數量。WooCommerce 會按行項計算金額；部分數量、組合商品或自訂價格應再次人工核對。
核對退款金額
確認商品、折扣、稅、運費及其他費用如何分配。不要只輸入最終總數而忽略行項，否則後續報表、庫存和稅務記錄可能不一致。
處理部分退款
部分退款後訂單通常不會自動變成完整 Refunded 狀態，顧客通知也會標示部分退款。保留未退款項目的履行狀態，並說明退了哪些商品和費用。
決定是否回補庫存
只有商品可再次銷售且實際退回時才選擇 restock refunded items。損壞、遺失、客製或未退回商品不應自動增加可售庫存，必要時轉入獨立檢查區。
加入清楚訂單備註
記錄退款原因、批准人、商品、金額、渠道和外部交易識別。顧客可見備註與內部備註要分開，避免暴露風險判斷或內部操作資料。
執行自動退款
確認金額後選擇經付款閘道退款。送出前再次核對，因為退款通常不能在 WooCommerce 內簡單撤銷。等候成功回應，不要因頁面較慢而重複按下。
執行手動退款
選擇手動退款後，再到實際收款渠道退回款項。把外部退款交易記入訂單備註，並由另一人或對帳流程確認，避免 WooCommerce 顯示已退但顧客未收到。
驗證款項是否退回
查看付款閘道新增的成功訂單備註，再登入商戶平台核對交易狀態和退款識別。WooCommerce 畫面更新並不一定證明銀行端已完成。
檢查顧客通知
確認退款電郵已產生、寄件正常及內容正確。大型或延遲退款可主動告知預計入帳時間，但不要承諾超出付款平台或銀行控制的確切時刻。
處理退款失敗
保留錯誤訊息、時間、閘道回應和交易識別。先查商戶餘額、權限、API 憑證和退款期限；狀態不明時先向閘道確認，不要盲目重送造成雙重退款。
對帳報表與會計
定期比較 WooCommerce 退款、付款平台結算、銀行及會計系統。確認部分退款、稅額、手續費和匯率差異已正確入帳，並保留符合法規的原始訂單資料。
上線前測試退款流程
在付款閘道測試模式完成小額全額及部分退款，驗證庫存、稅、電郵、訂單狀態和報表。正式環境首次操作可採雙人覆核，降低金額或訂單選錯風險。
參考資料
[WooCommerce 官方：Refunding Orders](https://woocommerce.com/document/woocommerce-refunds/)
[WooCommerce 官方：Managing Orders](https://woocommerce.com/document/managing-orders/)
